Errores comunes en la facturación de los autónomos y cómo evitarlos

¿Eres autónomo y te preocupa cometer fallos al emitir tus facturas? Una gestión inadecuada de la facturación puede generar sanciones, problemas de liquidez e incluso la pérdida de deducciones fiscales. En nuestra asesoría para autónomos en Valencia, desde Afilco Asesores, detectamos a diario fallos que pueden afectar la liquidez, la relación con clientes o incluso acarrear sanciones de Hacienda. Por eso, repasamos aquí los errores más comunes y cómo evitarlos desde el primer momento.

1. Omitir datos obligatorios en la factura

Error habitual: Emitir facturas sin incluir campos clave como nombre o razón social, NIF, número correlativo, fecha de emisión, base imponible, tipo de IVA, IRPF (si procede) y descripción clara del servicio.

Consecuencias:

• El cliente puede rechazarla.
• Riesgo de sanción por parte de Hacienda.
• Pérdida de validez fiscal y de deducciones. Perjuicio del ejercicio de deducción del IVA soportado por parte del destinatario al incumplir la factura los requisitos formales que permiten su deducción.

¿Qué debe incluir una factura válida?

• Nombre y NIF del emisor y del cliente.
• Domicilio fiscal.
• Número y fecha de la factura.
• Descripción detallada del servicio o producto.
• Base imponible, IVA y/o IRPF.
• Total a pagar.
• Método de pago y, si aplica, código QR o CSV (Verifactu).

Solución:

• Usa software de facturación actualizado y compatible con Verifactu.
• Crea una plantilla con todos los campos obligatorios.
• Verifica los datos antes de emitir.
• Si hay errores, emite factura rectificativa cuanto antes.
• Ante dudas, consulta con una asesoría profesional.

2. Numeración incorrecta

Error habitual: Facturas con numeración salteada, duplicada o sin coherencia entre ejercicios o series. También es frecuente usar diferentes series sin justificarlas adecuadamente.

Consecuencias:

• Incoherencias contables.
• Mayor riesgo de inspección por parte de Hacienda.
• Pérdida de credibilidad ante el cliente.

¿Cómo debe numerarse una factura correctamente?

• Todas las facturas deben tener una numeración correlativa sin saltos.
• Puedes usar series distintas (por año, actividad o canal o tipo de operación o factura), pero siempre justificadas documentalmente.
• Cada serie debe seguir su propia secuencia numérica.

Consejo:

• Automatiza la numeración con un software de facturación profesional.
• Usa una lógica clara para tus series (por ejemplo: 2025-001, 2025-002…).
• Revisa periódicamente que no haya errores ni duplicidades.
• Documenta la justificación de cada serie en tu contabilidad.

3. Aplicar mal el IVA o el IRPF

Error habitual: Olvidar aplicar el IVA cuando corresponde, aplicar un tipo incorrecto, no distinguir entre bases sujetas y no sujetas, o no incluir la retención de IRPF en facturas emitidas a empresas o profesionales cuando el emisor esté obligado a soportar retención.

Consecuencias:

• Declaraciones trimestrales incorrectas.
• Sanciones administrativas.
• Imposibilidad de deducir correctamente el IVA soportado.

¿Cuándo debes aplicar IVA o IRPF como autónomo?

• El IVA se aplica por defecto, salvo que tu actividad esté exenta (por ejemplo, servicios médicos o educativos).
• El IRPF (7% o 15%) se aplica cuando facturas cuando ejerces una actividad profesional sometida a retención a cuenta del IRPF (arquitecto, abogado, comercial, economista, etc.) y siempre que la factura tenga como destinatario una empresa o empresario individual (autónomo), nunca a particulares.
• Si eres arrendador de locales o naves industriales y el inquilino es empresa o autónomo, también aplicarás retención a cuenta del IRPF en tus facturas al tipo del 19%.
• En operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo, debes incluir la mención legal correspondiente.

Solución:

• Configura correctamente tu software de facturación para que aplique los impuestos según el tipo de cliente y según el tipo de operación.
• Consulta si tu actividad permite o no deducir el IVA soportado. En este artículo te explicamos qué es el IVA deducible y cuáles son sus requisitos.
• Revisa siempre el régimen fiscal antes de emitir la factura.
• Ante cualquier duda, confía en un asesor especializado.

4. No guardar las facturas

Error habitual: Muchos autónomos emiten o reciben facturas, pero no las conservan adecuadamente. Algunas se pierden, se borran accidentalmente o simplemente nunca se archivan en un sistema ordenado.

Consecuencias:

• Sanciones de Hacienda si no puedes justificar tus operaciones.
• Pérdida del derecho a deducir gastos e IVA en caso de inspección.
• Falta de control interno sobre ingresos y pagos.

¿Durante cuánto tiempo debes conservar las facturas?

• Mínimo 4 años, según el plazo de prescripción fiscal establecido por la Agencia Tributaria.
• Este periodo aplica tanto a facturas emitidas como recibidas.
• Si has tenido facturas con bienes amortizables o que hayan servido para aplicar deducciones fiscales, el plazo puede ampliarse.

¿En qué formato deben conservarse?

• Puedes guardarlas en papel o digital, pero deben ser legibles, accesibles y verificables.
• Las facturas digitales deben conservar su integridad y autenticidad (por ejemplo, firmadas electrónicamente o con trazabilidad del software).

Solución práctica:

• Utiliza un programa de facturación que archive automáticamente todas tus facturas.
• Haz copias de seguridad en la nube y organiza tus archivos por trimestre o ejercicio.
• Digitaliza las facturas en papel y nómbralas con fecha y número correlativo.
• Evita usar WhatsApp o correo sin control como sistema de archivo.

5. Datos erróneos del cliente

Error habitual: Emitir facturas con el NIF mal escrito, razón social incompleta, dirección fiscal incorrecta o incluso confundiendo el nombre del cliente. Estos fallos son especialmente frecuentes al trabajar con nuevos clientes o si se copia información de forma manual.

Consecuencias:

• El cliente puede rechazar la factura, retrasando el cobro.
• Puede que tengas que emitir una factura rectificativa, duplicando el trabajo.
• Hacienda puede considerar inválida la factura en caso de inspección.

¿Qué datos deben verificarse siempre del cliente?

• Nombre o razón social exacta.
• NIF/CIF correcto (y con la letra adecuada).
• Dirección fiscal completa.
• Régimen fiscal (si aplica IRPF, si es intracomunitario, etc.).

Solución práctica:

• Solicita los datos fiscales del cliente por escrito y actualizados, especialmente si es una empresa.
• Usa un programa de facturación que permita crear fichas de cliente, para evitar teclear los datos manualmente cada vez.
• Antes de emitir la primera factura, valida el NIF en la web de la AEAT o en el VIES (para operaciones intracomunitarias).
• Si detectas un error, emite una factura rectificativa lo antes posible y archiva ambas versiones correctamente.

6. Retrasos en la facturación

Error habitual: Emitir las facturas con semanas (o incluso meses) de retraso, o directamente olvidar facturar servicios ya prestados. Esto ocurre a menudo por falta de organización o porque el autónomo prioriza tareas operativas frente a la gestión administrativa.

Consecuencias:

• Pérdida de liquidez, al no ingresar a tiempo.
• Desajustes en la contabilidad y en los modelos trimestrales.
• Riesgo de olvidar facturar servicios realizados, perdiendo ingresos.

¿Cuándo debe emitirse una factura?

• En general, inmediatamente después de prestar el servicio o entregar el producto.
• En ningún caso debe emitirse más allá del día 16 del mes siguiente a la operación, según el Reglamento de Facturación.

Solución práctica:

• Establece una rutina semanal o quincenal para revisar trabajos realizados y emitir facturas.
• Usa un software que genere avisos de facturación pendientes o que te permita facturar desde el móvil.
• Crea una hoja de control de entregas o servicios finalizados.
• Si trabajas con clientes recurrentes, automatiza la facturación mensual.

7. No registrar facturas recibidas

Error habitual: Recibir facturas de proveedores o gastos y no introducirlas en tu contabilidad. Esto puede suceder por falta de tiempo, desorganización o porque el autónomo no da importancia a los gastos menores.

Consecuencias:

• Pérdida de deducciones fiscales y del IVA soportado.
• Errores en la contabilidad, afectando la fiabilidad de tus resultados.
• Posible descuadre en los modelos trimestrales de IVA o IRPF.

¿Qué facturas deben registrarse?

• Todas aquellas que correspondan a gastos relacionados con tu actividad.
• Incluye tanto proveedores habituales como pequeños gastos: gasolina, dietas, suministros, software, etc.

Solución práctica:

• Crea una rutina mensual o semanal para registrar todas las facturas recibidas o ponte en manos de un asesor fiscal y contable que asuma el proceso contable de tus registros de facturación emitida y recibida.
• Utiliza una aplicación contable que permita subir las facturas escaneadas o hacer fotos desde el móvil.
• Clasifica los gastos por tipo (material, transporte, suministros…) para facilitar la gestión fiscal.
• Conserva cada factura durante al menos 4 años, en formato digital o físico.

8. No estar al día con los cambios normativos

Error habitual: Muchos autónomos siguen aplicando criterios fiscales desactualizados, desconocen cambios en los tipos impositivos o no se adaptan a las nuevas obligaciones legales, como la facturación electrónica obligatoria.

Consecuencias:

• Errores en la aplicación del IVA o del IRPF.
• Sanciones por incumplimiento normativo.
• Imposibilidad de adaptar el negocio a nuevas exigencias como Verifactu.

¿Qué debes tener en cuenta en 2025?

• La entrada en vigor del sistema Verifactu, que exige a los autónomos emitir facturas electrónicas con código QR o CSV y enviar datos en tiempo real a la Agencia Tributaria.
• Posibles modificaciones en tipos de IVA según el sector.
• Cambios en los modelos tributarios y plazos de presentación.
• Nuevos criterios de la Agencia Tributaria sobre deducibilidad de gastos.

Solución práctica:

• Suscríbete a fuentes oficiales como el BOE o el portal de la Agencia Tributaria.
• Sigue a medios especializados o asesores fiscales que resuman los cambios de forma clara.
• Utiliza software que se actualice automáticamente con las novedades legales.
• Confía en una asesoría profesional que te mantenga al día.

En Afilco Asesores, como asesoría fiscal especializada en autónomos y emprendedores en Valencia, te mantenemos informado y adaptado a cada cambio para que cumplas con la ley sin complicaciones.

Tabla Resumen: Errores de facturación y cómo evitarlos

Conclusión

Evitar errores en la facturación no solo te ahorra sustos, sino que marca la diferencia en la estabilidad de tu negocio. Desde Afilco Asesores, como asesores de emprendedores en Valencia, ayudamos a autónomos y pequeñas empresas a cumplir con todas sus obligaciones fiscales, evitando sanciones y optimizando sus beneficios.

¿Estás empezando como autónomo o has creado una nueva empresa? En Afilco Asesores te ofrecemos una asesoría cercana y especializada para autónomos y emprendedores de Valencia. Llámanos o escríbenos sin compromiso y deja que nos encarguemos de la parte complicada.