En España, el certificado de empresa se ha convertido en un documento imprescindible en los procesos de finalización de una relación laboral y en el acceso a las prestaciones por desempleo. Este informe acredita oficialmente que un trabajador ha cesado en su puesto de trabajo y especifica el motivo de dicha extinción.
La empresa debe remitir este certificado al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) para que dicho organismo pueda calcular si existe derecho a prestación y, en su caso, determinar su cuantía.
En esta guía actualizada a 2026, explicamos de forma clara y rigurosa, conforme a la normativa vigente, en qué consiste el certificado de empresa, qué información contiene, quién debe emitirlo, cómo se tramita y cuáles son las consecuencias de no enviarlo correctamente.
¿Qué es el certificado de empresa y para qué sirve?
El certificado de empresa certifica que una empresa ha tenido una relación laboral con una persona y que dicha relación ha finalizado en unas condiciones concretas, a efectos de prestaciones por desempleo.
Documento legal que acredita la situación de desempleo
El certificado de empresa es un documento legal obligatorio que informa al SEPE de que un contrato de trabajo se ha extinguido, acreditando así la situación de desempleo de la persona trabajadora.
Permite reconocer las prestaciones por desempleo
Forma parte de la documentación necesaria para tramitar el paro. En él se reflejan, entre otros datos, las bases de cotización de los últimos 180 días y la causa de la extinción del contrato, elementos clave para el cálculo de la prestación.
Elemento esencial para el SEPE
Sin la información contenida en el certificado de empresa, el SEPE no puede procesar la solicitud de prestación por desempleo, ya que no dispone de los datos necesarios para valorar el derecho ni su importe.
No siempre genera derecho a paro
El certificado debe emitirse en todos los casos de cese, pero no siempre da derecho a prestación. Por ejemplo, en una baja voluntaria se expide el certificado, aunque el trabajador no tenga derecho a cobrar el paro.
En resumen
- Qué es:
Un documento legal obligatorio que la empresa envía al SEPE cuando termina un contrato. - Qué certifica:
El cese de la relación laboral y las cotizaciones del trabajador. - Por qué se llama así:
Se llama certificado de empresa porque es la declaración oficial de la empresa ante la Administración.
Por eso no se llama:
- “Certificado del trabajador”
- “Certificado de paro”
- “Certificado del SEPE”
Información que debe contener un certificado de empresa
La plantilla oficial del certificado de empresa, facilitada por el Ministerio de Trabajo y el SEPE, incluye una serie de datos mínimos obligatorios que permiten valorar el derecho a la prestación:
Datos identificativos de la empresa
- Nombre o razón social
- Código de cuenta de cotización
- Régimen de la Seguridad Social
Datos del trabajador
- Nombre y apellidos
- DNI o NIE
- Grupo de cotización
- Tipo de contrato
- Categoría profesional
- Distribución de la jornada
- Fecha de alta y baja
- Causa de la extinción o suspensión del contrato
Bases de cotización
- Cotizaciones por contingencias comunes y desempleo de los últimos 180 días, necesarias para el cálculo de la prestación.
Firma y sello
- Firma del representante legal
- Sello de la empresa
La finalidad de estos datos es asegurar que el SEPE dispone de información suficiente y fiable para calcular correctamente la prestación por desempleo.
Obligaciones y plazos para la empresa
Obligación legal
El artículo 298 del Real Decreto Legislativo 8/2015, por el que se aprueba la Ley General de la Seguridad Social, establece que los empresarios están obligados a entregar y remitir el certificado de empresa en el tiempo y forma legalmente establecidos.
La obligación no se limita a emitir el documento, sino también a enviarlo al SEPE para acreditar el cese de la relación laboral.
Plazo de entrega
La normativa establece un plazo máximo de 10 días desde la fecha de extinción del contrato para enviar el certificado al SEPE.
El envío debe realizarse antes de que el trabajador solicite la prestación por desempleo.
Forma de envío (Certific@2)
Desde 2011, el envío del certificado de empresa es exclusivamente telemático. Este documento debe remitirse a través de Certific@2, la aplicación oficial del SEPE para empresas.
- La empresa no suele entregar el certificado en papel para su presentación.
- El documento se envía directamente al SEPE por vía electrónica.
Para poder utilizar Certific@2, la empresa necesita autorización y un certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve.
👉 Si tienes dudas sobre este requisito, puedes consultar nuestra guía sobre
certificado digital para empresas, imprescindible para realizar este y otros trámites con la Administración.
Entrega al trabajador
Aunque la empresa está obligada a remitir el certificado al SEPE, el trabajador puede solicitar una copia:
- Directamente a la empresa
- O a través del portal del SEPE si dispone de identificación electrónica
¿Cómo solicitar o consultar el certificado?
- Comprobar si la empresa lo ha enviado. El trabajador puede acceder al portal del SEPE con su certificado digital, DNI e y Cl@ve para consultar si existe un certificado de su empresa. Si el certificado no aparece, significa que la empresa todavía no lo ha enviado.
- Solicitar la copia a la empresa. Si el trabajador necesita el documento en papel, puede pedirlo al departamento de RR.HH. o a su antiguo responsable. La empresa suele entregar el certificado en mano en casos de pequeños negocios o cuando existen actividades discontinuas.
- Reclamar al SEPE. Si la empresa no remite el certificado en el plazo establecido, el trabajador debe presentar igualmente la solicitud de prestación. Es recomendable que el trabajador aporte prueba de la baja (por ejemplo, carta de despido) y notifique la ausencia de certificado; el SEPE contactará con la empresa y podrá sancionarla.
- Denunciar ante la Inspección de Trabajo. En casos de incumplimiento deliberado se puede presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo, lo que puede forzar la entrega del documento.
Es importante recordar que el trabajador dispone de 15 días hábiles desde la fecha del cese para solicitar el paro. La ausencia del certificado no impide solicitar la prestación, aunque puede retrasar su reconocimiento.
Consecuencias de no entregar el certificado
No enviar el certificado de empresa en plazo constituye una infracción grave.
El artículo 22 del Real Decreto Legislativo 5/2000 considera infracción grave no entregar al trabajador la documentación necesaria para tramitar prestaciones, incluido el certificado de empresa.
Sanciones económicas
Las multas pueden oscilar entre:
- 751 € y 7.500 €, en función de la gravedad y reincidencia.
Además, el incumplimiento puede:
- Retrasar el cobro de la prestación
- Generar actuaciones de la Inspección de Trabajo
Además de las sanciones económicas, el incumplimiento puede retrasar el cobro de la prestación por desempleo del trabajador y generar reclamaciones ante la Inspección de Trabajo.
Diferencias con otros documentos laborales
Es frecuente confundir el certificado de empresa con otros documentos de finalización de contrato:
Carta de despido
Notifica formalmente la extinción de la relación laboral y sus causas.
Finiquito
Liquida las cantidades económicas pendientes (salarios, vacaciones, pagas extra).
No sirve para acreditar el derecho al paro.
Certificado de empresa
Acredita la situación legal de desempleo ante el SEPE.
Vida laboral o certificado de trabajo
Son documentos distintos:
- La vida laboral refleja altas y bajas en la Seguridad Social.
- El certificado de trabajo acredita experiencia profesional.
- Ninguno sustituye al certificado de empresa.
Preguntas frecuentes y situaciones especiales
¿Debo emitir el certificado en caso de baja voluntaria?
Sí. El certificado debe emitirse en todo caso, aunque una baja voluntaria no da derecho al cobro de la prestación por desempleo.
¿Cuándo prescribe el derecho a solicitar el paro?
El trabajador dispone de 15 días hábiles para solicitar la prestación, por lo que debe reclamar, aunque no tenga el certificado.
¿Qué ocurre si la empresa ha desaparecido?
Debe indicarse esta situación en la solicitud; el SEPE intentará obtener la información necesaria.
¿Es lo mismo el certificado de empresa que el finiquito?
No; el finiquito se refiere al pago económico de lo que se adeuda, mientras que el certificado de empresa acredita la causa de la baja.
¿Puede solicitarse una copia de forma telemática?
Sí, el trabajador puede consultar y descargar la copia en el portal del SEPE mediante certificado digital o cl@ve.
Por qué no es un certificado digital, ni laboral genérico
Aquí suele venir la confusión 👇
- ❌ No es un certificado digital
(eso identifica a la empresa o persona en trámites online) - ❌ No es un certificado de trabajo
(eso acredita experiencia profesional) - ❌ No es la vida laboral
(eso es un historial de altas y bajas)
✔️ Es un certificado administrativo obligatorio, con una finalidad muy concreta:
permitir al SEPE reconocer o denegar el paro.
Conclusión y recomendaciones
El certificado de empresa es el documento clave para que el SEPE reconozca la situación legal de desempleo y calcule la prestación. La empresa está obligada por ley a emitirlo y enviarlo telemáticamente en un plazo máximo de 10 días y el incumplimiento es sancionable. Como trabajador es recomendable:
- Verificar que la empresa ha enviado el certificado y solicitar copia si es necesario.
- Solicitar la prestación por desempleo dentro de los 15 días hábiles aunque no dispongas del certificado; el SEPE puede requerirlo a la empresa.
- Contactar con un asesor laboral en caso de dudas o de que la empresa no cumpla con la obligación.
En Afilco Asesores somos expertos en normativa laboral y podemos ayudarte a gestionar adecuadamente las obligaciones de tu empresa o a tramitar tus prestaciones. Contáctanos para recibir asesoramiento personalizado y evitar sanciones.
