Desarrollar la actividad económica en la vivienda habitual, utilizar el vehículo o el teléfono particular para trabajar, son junto con los gastos de vestuario y de viaje las partidas que más dudas generan a muchos autónomos y pequeñas empresas a la hora de pagar impuestos, ya que en muchos casos desconocen si pueden o no deducir esos gastos.
Saber qué gastos son deducibles es esencial tanto para no cometer ningún fallo y ser sancionado por Hacienda, como para conseguir una mayor rentabilidad en el desarrollo de la actividad empresarial. Y es que la deducción de gastos puede suponer un gran ahorro en impuestos si se hace de manera correcta. Por este motivo, en el post de esta semana te explicamos qué son los gastos deducibles y cuáles son los requisitos que deben de cumplir.
¿Qué son los gastos deducibles?
Generalmente se conoce como gastos deducibles a aquellos gastos que la normativa de un impuesto permite deducir o detraer de los ingresos brutos a efectos de determinar el rendimiento neto o la base imponible que será sometida a tributación, es decir, de su deduciblidad depende que el contribuyente tribute por unas bases más o menos elevadas y por tanto que acabe pagando mayor o menor cuota tributaria.
A efectos de su deducción habrá que estar a la normativa del impuesto que pretendamos liquidar y que por tanto regula su deducción con el fin de asegurarnos que se cumplen todos los requisitos legales y formales necesarios para practicar su deducción. A continuación, te señalamos algunos de los requisitos más relevantes a la hora de determinar la deducibilidad fiscal de un gasto.
Requisitos para que un gasto sea considerado deducible
- Deben ser fehacientes, es decir, que se puedan demostrar y acreditar. Cabe destacar que en algunos casos la Agencia Estatal de Administración Tributaria considera que un recibo de venta o tique o un mero justificante de pago no constituye acreditación suficiente, siendo necesaria una factura completa y no una factura simplificada para practicar la deducción pretendida.
- Debe cumplir con el principio de causalidad y correlación con los ingresos, por lo tanto, el gasto no podrá ser arbitrario, sino que tendrá que ser necesario para la obtención de ingresos y tener una justificación clara y diáfana.
- El gasto tiene que ser abonado con recursos del contribuyente (presentar facturas abonadas por otras personas es motivo de sanción en caso de revisiones fiscales) y que esté directamente relacionado con las actividades económicas que este desempeña.
- Deben estar contabilizados. Los gastos deducibles deberán quedar recogidos en los libros oficiales o en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en caso de que seas un contribuyente con obligación de llevar una contabilidad arreglo al código de comercio.
- Y, por último, también resulta un criterio esencial de deducibilidad el periodo o el plazo en el que el contribuyente ejerce ese derecho a la deducción, ya que mientras en el caso del IRPF solo se consideran deducibles los gastos realizados en el periodo impositivo objeto de declaración en impuesto como el IVA las cuotas soportadas podrán ser objeto de deducción durante los cuatro ejercicios siguientes a su devengo siempre y cuando se cumplan el resto de requisitos legales y formales para que el contribuyente pueda ejercer su derecho a la deducción.
Gastos deducibles a efectos del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades
La lista o tipología de los gastos que pueden deducirse es muy amplia y dependerá de una gran cantidad de variables, pero los más comunes son los siguientes:
- Sueldos y salarios, coste de la Seguridad Social a cargo del empleador, así como otros gastos relacionados directamente con el personal de la empresa.
- Pérdidas por insolvencia de un deudor.
- Servicios ofrecidos por personal independiente (abogados, notarios, auditores, etc.)
- Otros servicios exteriores (telefonía, suministro de agua, electricidad, seguros, combustibles, etc.)
- Arrendamientos y cánones: alquileres, gastos de asistencia técnica, etc.
- Tributos fiscalmente deducibles, como por ejemplo el Impuesto de Actividades Económicas o el Impuesto de Bienes Inmuebles o las tasas públicas en las que se incurra en el ejercicio de la actividad.
- Consumos de explotación: compras de mercancías y materias primas u otros aprovisionamientos.
- Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de gestión por descuento de efectos comerciales, intereses de demora con Hacienda, etc.
- Reparaciones y conservación de bienes materiales, siempre que no supongan una mejora ya que en ese caso se consideraría una inversión.
Como podemos observar, conocer cuáles son los gastos que se pueden deducir puede suponer un gran ahorro tanto para las empresas como para los autónomos. Si precisas de un despacho profesional que te asista en la gestión de tus impuestos no dudes en ponerte en contacto con Afilco Asesores ya que contamos con expertos profesionales en asesoría fiscal dispuestos a asesorarte en todo los relativo a tu negocio o empresa.